Spesso, soprattutto quando si compiono lavori di grafica o si vuole creare una linea grafica personalizzata e originale per i propri documenti, si cercano tipi di caratteri aggiuntivi che possono essere inseriti nel proprio programma di video scrittura.
Cd-Rom, dischetti allegati a riviste, ma anche siti specializzati su Internet permettono di trovare tutte le novità più sofisticate nel settore e di ottenere, gratis o a pagamento, nuovi font da inserire nei propri documenti. Siti come typeindex (www.abouttype.com) o fontfont (www.fontfont.de/fffstuff/f_central.html), per esempio, si rivolgono direttamente agli specialisti del settore fornendo continui aggiornamenti sulle ultime novità in campo tipografico. Ma anche semplici siti “contenitori” di risorse, come Tucows (www.tucows.com), offrono una vasta gamma di tipi di carattere - molti dei quali gratuiti - per arricchire il proprio “parco scrittura” e variare secondo le proprie esigenze di comunicazione il tipo di carattere utilizzato.
Una volta individuato il tipo di font che si vuole utilizzare, per introdurlo nella lista di tipi di carattere riconosciuti da Word è sufficiente selezionare il file contenente il tipo di carattere, in formato .TTF o .FON, e copiarlo nella cartella Tipi di carattere, accessibile da Pannello di controllo. In questo modo il carattere è inserito nella configurazione di Windows e viene riportato nell'elenco Tipi di carattere di tutti i documenti di Office 2000.

Buona parte della formattazione, cioè dell'aspetto attribuito al testo, avviene a livello di paragrafo: rientro del paragrafo, spaziatura tra le righe, tabulazioni, allineamento dei testi e così via.
Per impostare questi elementi fate clic sulla voce Paragrafo del menu Formato: Word apre una finestra di dialogo nella quale sono visualizzate due schede, Rientri e spaziatura e Distribuzione testo.
La scheda Rientri e Spaziatura permette di definire lo spazio tra le lettere e tra le righe del paragrafo, il rientro di paragrafo e l'allineamento del testo.
La casella Allineamento contiene un menu a discesa dal quale è possibile scegliere l'allineamento a sinistra, a destra, centrato o giustificato. Di solito l'opzione più utilizzata è la giustificazione del testo, che permette di ordinare il testo in modo che sia perfettamente allineato con i margini sinistro e destro del foglio. Quando si seleziona questa funzione Word calcola per ogni riga lo spazio tra i caratteri presenti e li dispone in modo che le righe siano tutte della stessa larghezza.
Dopo aver selezionato il testo è possibile scegliere l'allineamento preferito semplicemente facendo clic su uno dei pulsanti che si trovano nella barra degli strumenti Formattazione
La casella Livello struttura, invece, permette di scegliere, da un menu a discesa, i livelli di testo da assegnare ai paragrafi del documento. I livelli non hanno rilievo grafico: si tratta dì strumenti che permettono di ordinare e gestire in modo gerarchico i contenuti del testo. I diversi livelli dì struttura assegnati ai paragrafi potranno essere visualizzati con l'opzione Struttura del menu Visualizza.

Nella scheda Rientri e spaziatura si trovano anche i comandi che permettono di dare rilievo grafico ai diversi paragrafi in cui è diviso il documento. E' ormai convenzione, infatti, evidenziare con accorgimenti grafici i diversi paragrafi di un documento: per farlo è possibile dividere i paragrafi lasciando una riga di spazio, oppure introdurre per la prima riga di ciascun paragrafo un rientro di riga che aumenti la distanza dal margine.
La prima area della finestra, chiamata Rientri, contiene diverse caselle per stabilire un margine di rientro, per la prima riga di ciascun paragrafo. Per introdurre il rientro basta fare clic sui pulsanti di incremento e decremento di ciascuna casella e continuare fino a quando si raggiunge il livello di rientro desiderato: di solito si usa non superare il mezzo centimetro. Il rientro più utilizzato è quello del margine sinistro, ma è possibile anche applicare dei rientri a destra, o dei rientri sporgenti, utili quando si creano elenchi o bibliografie.
I rientri sporgenti permettono di creare una gerarchia ancora più articolata tra le parti del testo e di organizzare maggiormente la struttura visiva del documento. Per applicare un rientro sporgente è necessario selezionare la casella Speciale e scegliere dal menu a discesa la voce Sporgente.

La seconda area della finestra è chiamata Spaziatura e permette di introdurre degli spazi tra i diversi paragrafi e tra le righe all'interno di ciascun paragrafo.
Infatti, se nelle relazioni e nei documenti lunghi è maggiormente utilizzato il rientro di paragrafo per evidenziare i paragrafi, nelle lettere formali e nei documenti brevi si usa spaziare con una riga vuota i diversi paragrafi del testo. È possibile impostare questa opzione per l'intero documento modificando i valori delle caselle Prima e Dopo all'interno dell'area spaziatura: la casella Prima indica lo spazio da lasciare sopra ciascun paragrafo selezionato, mentre la casella Dopo imposta lo spazio tra un paragrafo e quello successivo.
La casella Interlinea, invece, non modifica solo la distanza tra i diversi paragrafi, ma si applica a tutte le righe del documento. Diversi tipi di documento richiedono impostazioni di interlinea differenti: se si vuole dare maggiore leggerezza al testo per facilitare la lettura di documenti lunghi, per esempio di relazioni, è utile aumentare il valore della spaziatura da quello di interlinea singola, che è il valore predefinito, a un valore superiore, per esempio interlinea 1,5 righe o addirittura interlinea doppia, cioè uno spazio di due righe vuote tra ciascuna riga di scrittura.
La terza area della finestra, infine, è l'Anteprima, che permette di avere una visione del testo formattato secondo i parametri inseriti.
Per visualizzare il formato di un paragrafo si può selezionare il pulsante ? dalla Barra dei menu, scegliere la voce Guida rapida e portare il cursore del mouse, che nel frattempo si è trasformato in un punto interrogativo, all'interno di un paragrafo.
Quando si fa clic compare la descrizione delle formattazioni che sono state applicate al paragrafo e al carattere.
È possibile modificare i rientri di paragrafo in modo rapido utilizzando gli indicatori posti sul righello orizzontale di Word . AI confine tra l'area bianca del foglio, che indica la parte in cui è possibile scrivere, e quella grigia, che rappresenta i margini, si trovano gli indicatori, che permettono di modificare le impostazioni della larghezza di rientri, margini e colonne. Puntando il mouse sul punto di incontro dei due indicatori, in modo che il puntatore si trasformi in una freccia orizzontale a due punte, e trascinandolo, si può spostare il margine del foglio.
Facendo clic sul rettangolino posto sotto l'indicatore inferiore, invece, è possibile spostare il paragrafo selezionato, in modo che presenti un margine diverso da quello generale.

Spostando solo l'indicatore superiore si può fare rientrare la prima riga rispetto al paragrafo. L'indicatore inferiore permette di creare dei rientri sporgenti, in cui è il paragrafo a rientrare rispetto alla prima riga.

La seconda scheda della finestra Formato paragrafo, Distribuzione testo, serve per distribuire in modo razionale all'interno della pagina le righe dei paragrafi.
La casella d'opzione Controlla righe isolate, per esempio, impedisce che l'ultima riga di un paragrafo venga stampata in una nuova pagina vuota, o che la prima riga di un paragrafo nuovo sia disposta alla fine della pagina.
Le caselle d'opzione Mantieni assieme le righe e Mantieni con il successivo permettono di impedire che il programma inserisca interruzioni di pagina all'interno di uno stesso paragrafo o tra due paragrafi selezionati, in modo da evitare che due paragrafi collegati così come un paragrafo e il suo titolo si vengano a trovare su due pagine differenti. La spunta della casella Non sillabare mantiene le parole intere senza essere spezzate a fine rigo. La sillabazione è utile quando viene scelto l'allineamento giustificato per evitare grandi spazi fra parole, che risultano antiestetici.

 

Per copiare il formato di un testo selezionato, in un'altra parte di testo occorre selezionare il testo formattato e poi fare click sul pulsante Copia formato . Il cursore si trasforma in pennello. Portarsi all'inizio del testo da formattare e selezionarlo col mouse. Quando si rilascia il pulsante del mouse la formattazione viene applicata al testo.
Finito di copiare il formato, il pulsante Copia formato si disattiva. Per mantenerlo attivo per più operazioni occorre cliccare due volte. Alla fine rifare click per disattivare il copia

formato.